En internet existen softwares contables para grandes empresas, para pymes y para los trabajadores autónomos. Sin embargo, durante la presente publicación haremos un mayor énfasis en las grandes ventajas de los softwares contables para las pymes y los autónomos.
Generalidades sobre los softwares contables
Este tipo de softwares conllevan enormes ventajas para microempresarios, para empresas medianas y para los trabajadores autónomos.
Ahora, las legislaciones de, prácticamente, todos los países del mundo, son particularmente estrictas en lo atiente a la contabilidad, los contratos bancarios, además de los aspectos tributarios, cambiarios y aduaneros.
En tal virtud, las grandes empresas que, reiteramos, no son el objeto de la presente publicación, las pymes y los autónomos, deben adecuar su contabilidad a las particulares exigencias legales de cada país.
La gran mayoría de esos programas contables, permiten crear, enviar y exportar facturas. Entonces, crean facturas y cuentas de cobro con diseños diferentes, dependiendo del tipo de destinatario de la factura misma y de otros factores tributarios, comerciales y contables.
Las facturas/cuentas de cobro se pueden enviar vía correo electrónico y, de paso, pueden ser impresos de acuerdo a los específicos requerimientos legales de cada país. Esta es una de las más importantes ventajas de los softwares contables.
Además de todo lo anotado, estos documentos pueden ser exportados a Excel, con todas las comodidades que ello conlleva.
En lo que tiene que ver, concretamente, con las llamadas “facturas recurrentes”, estos softwares crean facturas que se generan automáticamente, según sea la frecuencia en la que el usuario la pretenda configurar.
Es bien interesante ver cómo estos programas contables manejan módulos de facturación recurrente, para automatizar los procesos de facturas periódicas, en un intervalo de emisión que puede ser diario, mensual, anual e, incluso, a demanda.
Así las cosas, es posible programar un día y un período de repetición, con el fin de generar facturas/cuentas de cobro a los clientes recurrentes o, si se prefiere, a clientes a los que se les factura de manera periódica.
Otras ventajas de los softwares contables
En lo que tiene que ver, esta vez, con los pagos recibidos, estos programas suelen llevar un registro ordenado de los pagos mismos y, simultáneamente, de los saldos de cada cliente, que van resultado luego de cada pago.
En lo que respecta, ahora, a las cotizaciones, digamos que los softwares contables permiten crearlas para, luego, convertirlas en facturas/cuentas de cobro, una vez el respectivo cliente haya ordenado la compra o el servicio respectivo que ofrece la pyme o, bien, el trabajador autónomo.
Es posible, además, asociar vendedores y diferentes listas de precios, a las facturas de las que hemos venido hablando. Se facilita, también, la posibilidad de enviar recordatorios a los clientes, respecto del estado de sus específicas facturas.
Los programas contables suelen ofrecer diferentes tipos de plantillas para las facturas, con el fin de que el usuario pueda seleccionar la que más se ajuste a sus específicas necesidades y gustos.
El control de gastos es otro de los servicios fundamentales, que son posibles de encontrar en los softwares contables, dado que la organización y el control de los mismos es una premisa fundamental e ineludible de cualquier sistema contable, sea simple, complejo o, medianamente, complejo.
Para tal efecto, estos programas nos brindan la oportunidad de registrar, al instante (de inmediato) los pagos y las obligaciones causadas en favor de terceros (proveedores, por ejemplo).
Analicemos, con algo de detenimiento, el sensible tema de las facturas de proveedores. El operador podrá mantener, en orden, las facturas por pagar, al tiempo que podrá tener a su alcance, de manera permanente (importantísimo esto), el saldo organizado de las cuentas con los proveedores.
Estas son, entonces, algunas de las muchas y variadas ventajas de los softwares contables, para la pymes y los trabajadores autónomos.
